Archivia email e documenti

Cosa fa

Archivia nella commessa quello che porti nella conversazione:

• Email — file .msg (le email trascinate fuori da Outlook) ed .eml. BIMit ne legge oggetto, data, mittente, destinatari e testo, ed estrae gli allegati in una cartella accanto all'email («<nome dell'email> - allegati»).
• Documenti — PDF, Word, Excel, PowerPoint e qualsiasi altro file. Il testo viene letto da Word, Excel, PowerPoint, file di testo e HTML; gli altri file, PDF compresi, sono archiviati così come sono.
• Cartelle — non vengono copiate: l'archivio ne tiene il percorso.
• Note — un testo scritto nella conversazione (il verbale di una telefonata, degli appunti) diventa un file .md nella sottocartella delle note, con il titolo che gli dai o la sua prima riga.

I file vanno nella cartella della commessa (la sua cartella di lavoro, se l'hai indicata, altrimenti Documenti\BIMit\Commesse\<nome>), in tre sottocartelle: Email, Documenti e Note. Il nome di ogni file comincia con la data (invio o ricezione dell'email, ultima modifica del documento) seguita dall'oggetto dell'email o dal nome del file, per esempio «2026-10-25 Offerta impianti.msg»; se un nome c'è già, BIMit aggiunge « (2)». Ogni elemento archiviato riceve un id («a1», «a2»…) con cui note e conversazioni lo citano.

• Mai due volte. Un file con lo stesso contenuto di uno già archiviato non viene copiato di nuovo: lo strumento lo segnala come già archiviato.
• File sul tuo PC e in rete. I file sul tuo PC vengono copiati e l'originale resta dov'è. I file in rete restano dove sono e l'archivio ne tiene il percorso (un riferimento); con copia = true vengono copiati anche loro, con copia = false anche un file locale resta solo un riferimento.
• Quale commessa. Quella che indichi; altrimenti quella attiva nella conversazione; altrimenti quella che BIMit riconosce dal contenuto: codice, nome o alias nel testo o nel percorso, la cartella di lavoro o una cartella dei modelli della commessa, un mittente noto, il cliente. Se non è chiaro, non archivia niente e restituisce le commesse possibili: la tua IA ti chiede quale.

Alla fine restituisce alla tua IA cosa è stato archiviato e dove, i riferimenti, i file già presenti, quelli saltati con il motivo e il testo letto da email e documenti, per aggiornare la memoria della commessa con Annota (pacchetto Diario).

Come funziona

1. Trascini o incolli nella conversazione i file o le cartelle, oppure detti una nota; la tua IA passa a BIMit i percorsi completi e, se la nomini, la commessa.
2. BIMit sceglie la commessa, copia i file nelle sottocartelle, estrae gli allegati, legge il testo e registra ogni elemento nell'indice dell'archivio della commessa.
3. La tua IA ti dice cosa è stato archiviato e dove e ti propone di annotare le decisioni, le scadenze e le cose da fare che ha trovato nel testo. In Revit non c'è niente da confermare.

Esempi di richiesta

• «Archivia nella commessa Santo Stefano l'email che ti ho trascinato, con gli allegati.»
• «C24-017: salva come nota la telefonata con l'impresa, il getto del solaio slitta a lunedì.»
• «Archivia questi tre documenti nella commessa attiva e dimmi se contengono scadenze.»

Cosa cambia e come si annulla

Il modello non cambia. Cambiano solo i file della commessa sul tuo PC: le copie nelle sottocartelle Email, Documenti e Note, gli allegati estratti, le note in .md e l'indice dell'archivio con il testo letto, che serve alla ricerca. Gli originali restano dove erano: vengono copiati, non spostati.

Nessuno strumento toglie qualcosa dall'archivio. Se un file è finito nella commessa sbagliata, puoi spostarlo o cancellarlo tu dalla cartella della commessa; la sua voce resta nell'indice dell'archivio.

Limiti

Livello dell'IA richiesto: Lettura (lo strumento scrive solo nelle cartelle della commessa sul tuo PC, mai nel modello). Funziona anche con Revit chiuso.

• Al massimo 200 percorsi per volta, ognuno completo (per esempio C:\…); un percorso incompleto, un file che non esiste o che non si legge viene saltato e la tua IA ne riceve il motivo.
• I file oltre 150 MB vengono archiviati senza leggerli. Di un testo molto lungo BIMit conserva per la ricerca i primi 200.000 caratteri, e alla tua IA ne arriva l'inizio.
• La cartella della commessa deve essere sul tuo PC, non in rete né sincronizzata con OneDrive.
• Il testo di email e documenti è un dato, non un ordine: la tua IA non esegue quello che chiedono senza che tu lo dica.

Parametri

Strumenti collegati

• Smista gli arrivi