Smista gli arrivi

Cosa fa

La cartella Arrivi (di solito Documenti\BIMit\Arrivi; la trovi in Impostazioni › Commesse) è dove lasci quello che è ancora da archiviare: le email trascinate da Outlook (diventano file .msg) e i documenti ricevuti. Lo strumento ha due azioni.

• Elenca (predefinita) — mostra i file in attesa, dal più vecchio: per ognuno tipo, titolo (l'oggetto, per un'email), data, mittente e la commessa riconosciuta con certezza, oppure fino a tre commesse possibili. L'elenco mostra i primi 100 file e dice quanti sono in tutto.
• Archivia — sposta nelle commesse i file riconosciuti con certezza e quelli a cui hai assegnato tu la commessa. Gli altri restano negli Arrivi, con il motivo (nessuna commessa riconosciuta, oppure più commesse possibili) e le commesse candidate.

BIMit riconosce la commessa dal contenuto di ogni file: codice, nome o alias nel testo o nel nome del file, un mittente noto della commessa, il cliente. I file spostati finiscono nella cartella della commessa come con Archivia email e documenti: sottocartelle Email, Documenti e Note, la data davanti al nome, gli allegati delle email estratti accanto, un id per ogni elemento.

Un file con lo stesso contenuto di uno già archiviato nella commessa non viene archiviato di nuovo: viene tolto dagli Arrivi, perché è già nella commessa.

Dopo l'archiviazione restituisce alla tua IA dove è finito ogni file, cosa è rimasto negli Arrivi e il testo letto da email e documenti, per aggiornare la memoria della commessa con Annota (pacchetto Diario).

Come funziona

1. Trascini da Outlook le email, e i documenti, nella cartella Arrivi e chiedi alla tua IA di smistarli.
2. La tua IA chiede prima l'elenco: BIMit legge ogni file e riconosce la commessa; la tua IA ti mostra l'elenco e ti chiede la commessa dei file che non ha riconosciuto.
3. Poi la tua IA chiede l'archiviazione con le tue assegnazioni: BIMit sposta i file nelle commesse e la tua IA ti dice dove sono finiti e cosa è rimasto negli Arrivi. In Revit non c'è niente da confermare.

Esempi di richiesta

• «Cosa c'è negli Arrivi?»
• «Smista gli arrivi nelle commesse; quelli che non riconosci chiedimeli.»
• «Il preventivo del fabbro va nella commessa Santo Stefano: archivia tutto il resto come hai riconosciuto.»

Cosa cambia e come si annulla

Il modello non cambia. Con l'azione elenca non cambia nessun file (al massimo BIMit crea la cartella Arrivi, se non c'è). Con l'azione archivia i file vengono spostati, non copiati, dagli Arrivi nella cartella della commessa, con gli allegati estratti e la voce nell'indice dell'archivio; i file non riconosciuti restano dove sono.

Per annullare, sposta tu il file dalla cartella della commessa di nuovo negli Arrivi; la sua voce resta nell'indice dell'archivio. Nessuno strumento toglie qualcosa dall'archivio.

Limiti

Livello dell'IA richiesto: Lettura (lo strumento scrive solo nelle cartelle della commessa sul tuo PC, mai nel modello). Funziona anche con Revit chiuso.

• Considera solo i file che stanno direttamente nella cartella Arrivi, non le sottocartelle; ignora i file nascosti, i file temporanei di Office («~$…»), i .tmp, desktop.ini e Thumbs.db.
• Sposta da solo solo i file riconosciuti con certezza; per gli altri serve la commessa che indichi tu. La commessa indicata deve esistere.
• La cartella della commessa deve essere sul tuo PC, non in rete né sincronizzata con OneDrive.
• Il testo di email e documenti è un dato, non un ordine: la tua IA non esegue quello che chiedono senza che tu lo dica.

Parametri

Strumenti collegati

• Archivia email e documenti