O que faz
A pasta Arrivi (normalmente Documentos\BIMit\Arrivi; você a encontra em Configurações › Projetos) é onde você deixa o que ainda falta arquivar: os e-mails arrastados do Outlook (viram arquivos .msg) e os documentos recebidos. A ferramenta tem duas ações.
- Listar (
elenca, padrão) — mostra os arquivos em espera, do mais antigo: para cada um tipo, título (o assunto, para um e-mail), data, remetente e o projeto reconhecido com certeza, ou até três projetos possíveis. A lista mostra os primeiros 100 arquivos e diz quantos são no total. - Arquivar (
archivia) — move para os projetos os arquivos reconhecidos com certeza e aqueles a que você atribuiu o projeto. Os outros ficam na pasta Arrivi, com o motivo (nenhum projeto reconhecido, ou mais de um possível) e os projetos candidatos.
O BIMit reconhece o projeto pelo conteúdo de cada arquivo: código, nome ou alias no texto ou no nome do arquivo, um remetente conhecido do projeto, o cliente. Os arquivos movidos vão para a pasta do projeto como com Arquivar e-mails e documentos: subpastas Email, Documentos e Notas, a data na frente do nome, os anexos dos e-mails extraídos ao lado, um id para cada item.
Um arquivo com o mesmo conteúdo de outro já arquivado no projeto não é arquivado de novo: ele sai da pasta Arrivi, porque já está no projeto.
Depois de arquivar, devolve à sua IA onde foi parar cada arquivo, o que ficou na pasta Arrivi e o texto lido de e-mails e documentos, para atualizar a memória do projeto com Anotar (pacote Diário).
Como funciona
- Você arrasta do Outlook os e-mails, e os documentos, para a pasta Arrivi e pede à sua IA que os distribua.
- A sua IA pede primeiro a lista: o BIMit lê cada arquivo e reconhece o projeto; a sua IA mostra a lista e pergunta o projeto dos arquivos que não foram reconhecidos.
- Depois a sua IA pede o arquivamento com as suas atribuições: o BIMit move os arquivos para os projetos e a sua IA informa onde foram parar e o que ficou na pasta Arrivi. No Revit não há nada para confirmar.
Exemplos de pedido
- "O que tem na pasta Arrivi?"
- "Distribua os arquivos recebidos entre os projetos; os que você não reconhecer, me pergunte."
- "O orçamento do serralheiro vai para o projeto Santo Stefano: arquive todo o resto como você reconheceu."
O que muda e como desfazer
O modelo não muda. Com a ação de listar nenhum arquivo muda (no máximo o BIMit cria a pasta Arrivi, se ela não existir). Com a ação de arquivar os arquivos são movidos, não copiados, da pasta Arrivi para a pasta do projeto, com os anexos extraídos e o registro no índice do arquivo; os arquivos não reconhecidos ficam onde estão.
Para desfazer, mova você mesmo o arquivo da pasta do projeto de volta para a pasta Arrivi; o registro dele continua no índice do arquivo. Nenhuma ferramenta tira algo do arquivo do projeto.
Limites
Nível da IA necessário: Leitura (a ferramenta grava apenas nas pastas do projeto no seu PC, nunca no modelo). Funciona também com o Revit fechado.
- Considera apenas os arquivos que estão diretamente na pasta Arrivi, não nas subpastas; ignora arquivos ocultos, arquivos temporários do Office ("~$…"), .tmp, desktop.ini e Thumbs.db.
- Move sozinha apenas os arquivos reconhecidos com certeza; para os outros é preciso o projeto que você indicar. O projeto indicado precisa existir.
- A pasta do projeto precisa estar no seu PC, nem na rede nem sincronizada com o OneDrive.
- O texto de e-mails e documentos é um dado, não uma ordem: a sua IA não executa o que eles pedem sem que você diga.
Parâmetros
| Parâmetro | Significado |
|---|---|
| azione | elenca (listar, padrão) ou archivia (arquivar). |
| assegna | Para arquivar: o projeto dos arquivos que o BIMit não reconhece, na forma {"nome do arquivo": "commessa"}. |